Повышение эффективности бизнес-процессов – ключевой фактор успеха компании. Одним из важных направлений оптимизации является автоматизация процессов приема и адаптации новых сотрудников. Так как помогает систематизировать процессы, автоматизировать большинство однотипных действий и максимально исключить ошибки из за человеческого фактора.
Именно эти задачи мы решали для ГК ССК. Группа компаний ССК – один из лидеров в строительной области, в их портфолио Центральный стадион ВТБ Арена, Савеловский City и многие другие известные проекты.
Именно эти задачи мы решали для ГК ССК. Группа компаний ССК – один из лидеров в строительной области, в их портфолио Центральный стадион ВТБ Арена, Савеловский City и многие другие известные проекты.
01
Описание кейса
С нашей стороны участвовали Старший методист и Проектный менеджер, со стороны клиента – Руководитель департамента управления персоналом, Специалист по адаптации, Специалист по охране труда, Специалист по кадровому производству, администратор Битрикс24.
Одной из задач в работе с клиентом было автоматизировать процессы оформления и адаптации новых сотрудников с использованием Битрикс24.
Ранее эти процессы включали в себя устную и письменную коммуникацию и выполнение задач по созданию почты, подготовке пакета документов и предоставлению доступов в системы. Все это выполнялось сотрудниками вручную через электронную почту. Помимо этого, процесс адаптации новых сотрудников включал в себя заполнение большого количества документов вручную.
Одной из задач в работе с клиентом было автоматизировать процессы оформления и адаптации новых сотрудников с использованием Битрикс24.
Ранее эти процессы включали в себя устную и письменную коммуникацию и выполнение задач по созданию почты, подготовке пакета документов и предоставлению доступов в системы. Все это выполнялось сотрудниками вручную через электронную почту. Помимо этого, процесс адаптации новых сотрудников включал в себя заполнение большого количества документов вручную.
Пример шаблона документа, который заполнялся вручную по каждому сотруднику.
02
Ход работы
Во время работы были проведены интервью со специалистами отдела кадров, изучены все имеющиеся материалы: книга единомышленников (велком-бук), планы на испытательный срок, имеющиеся описания процессов в виде блок-схем и инструкций, программы подбора и адаптации сотрудников, и другие материалы.
Решение задачи автоматизации процессов заключалось в создании двух смарт-процессов на платформе Битрикс24. Один процесс для оформления новых сотрудников, а другой для их адаптации. Для каждого процесса были разработаны блок-схемы и технические задания (ТЗ).
Вот такую блок-схему мы подготовили на основе интервью и изучения имеющихся процессов:
Решение задачи автоматизации процессов заключалось в создании двух смарт-процессов на платформе Битрикс24. Один процесс для оформления новых сотрудников, а другой для их адаптации. Для каждого процесса были разработаны блок-схемы и технические задания (ТЗ).
Вот такую блок-схему мы подготовили на основе интервью и изучения имеющихся процессов:
Одна из блок-смех с описанием процесса, данные по шагам процесса скрыты
Параллельно подготовили техническое задание. В документе мы подробно расшифровали все процессы и этапы, обозначенные на схеме выше. Для каждого этапа расписали название, участников, сроки выполнения задач на данном этапе и условия перехода на следующий этап.
В рамках этих процессов администратором Битрикс24 по нашему ТЗ было настроено до 50 задач с конкретными исполнителями и дедлайнами.
Также нами были созданы шаблоны документов, используемых в процессах. Эти шаблоны были добавлены и настроены в Битрикс24 таким образом, что данные о сотруднике автоматически подтягивались в нужные документы.
Это позволило сократить время, затрачиваемое сотрудниками HR на заполнение документов вручную (раньше уходило до 20 часов только на заполнение всех документов по 1 сотруднику: планы на испытательный срок (на 1 неделю, на 1 месяц, на 3 месяца), обратная связь после промежуточных встреч во время испытательного срока, подготовка и итоги проведения аттестации после испытательного срока и так далее).
Кроме того, в Битрикс24 были настроены правила перехода между этапами процессов и правила отображения задач, что позволило сделать процесс более прозрачным и контролируемым. Сотрудники, отвечающие за процесс приема и адаптации новых сотрудников, имели доступ к отслеживанию всех этапов процесса. А система сама “двигала” сотрудника и на нужном шаге предлагала документ или формы для заполнения. Если на каком -то этапе сотрудник не заполнял нужный документ- информация об этом приходила ответственному со стороны HR сотруднику.
Также сотрудники HR могли в любой момент посмотреть общую картину по всем новичкам: кто на каком этапе находится.
Также нами были созданы шаблоны документов, используемых в процессах. Эти шаблоны были добавлены и настроены в Битрикс24 таким образом, что данные о сотруднике автоматически подтягивались в нужные документы.
Это позволило сократить время, затрачиваемое сотрудниками HR на заполнение документов вручную (раньше уходило до 20 часов только на заполнение всех документов по 1 сотруднику: планы на испытательный срок (на 1 неделю, на 1 месяц, на 3 месяца), обратная связь после промежуточных встреч во время испытательного срока, подготовка и итоги проведения аттестации после испытательного срока и так далее).
Кроме того, в Битрикс24 были настроены правила перехода между этапами процессов и правила отображения задач, что позволило сделать процесс более прозрачным и контролируемым. Сотрудники, отвечающие за процесс приема и адаптации новых сотрудников, имели доступ к отслеживанию всех этапов процесса. А система сама “двигала” сотрудника и на нужном шаге предлагала документ или формы для заполнения. Если на каком -то этапе сотрудник не заполнял нужный документ- информация об этом приходила ответственному со стороны HR сотруднику.
Также сотрудники HR могли в любой момент посмотреть общую картину по всем новичкам: кто на каком этапе находится.
«
В результате внедрения этих смарт-процессов удалось:
1
Значительно сократить ручной труд сотрудников отдела кадров:
Было – до 10 имейлов в ИТ, отдел снабжения, отдел кадров и др. подразделения.
Стало – 0 имейлов, задачи автоматически направляются исполнителям.
Было – до 10 имейлов в ИТ, отдел снабжения, отдел кадров и др. подразделения.
Стало – 0 имейлов, задачи автоматически направляются исполнителям.
2
Уменьшить количество однотипных действий:
Было – оформление вручную до 10 заявок смежным подразделениям и заполнение до 10 документов (информация о сотруднике) по прохождению испытательного срока, отправка заявок/документов ответственным лицам, напоминания о заполнении и сдаче документов.
Стало – заявки формируются автоматически, исходя из нескольких заполненных 1 раз полей, необходимые поля в документах заполняются и отправляются автоматически, дедлайны и уведомления о сроках отправляются автоматически.
Было – оформление вручную до 10 заявок смежным подразделениям и заполнение до 10 документов (информация о сотруднике) по прохождению испытательного срока, отправка заявок/документов ответственным лицам, напоминания о заполнении и сдаче документов.
Стало – заявки формируются автоматически, исходя из нескольких заполненных 1 раз полей, необходимые поля в документах заполняются и отправляются автоматически, дедлайны и уведомления о сроках отправляются автоматически.
3
Повысить эффективность бизнес-процессов приема и адаптации новых сотрудников: сокращение времени до 60% на ручную и однотипную работу.
ОБ АВТОРЕ
Сооснователь Edburo
Екатерина Петрова
Екатерина Петрова
*
*Meta Platforms Inc. признана экстремистской организацией на территории РФ