КАК ИЗБЕЖАТЬ БЕСПОРЯДКА
В
КОММУНИКАЦИИ

Коммуникации в компании

Начнем с небольшого примера
В международной IT-компании работает около 700 человек. Структурно компания разделена на несколько бизнесов и департаментов (сервисные и операционные). Основной канал коммуникации — группы Slack. Но часть важных корпоративных рассылок приходит на email, часть — в Битрикс24, часть — «в курилку».

Такая организация коммуникации приводит к тому, что часть информации теряется, что, в свою очередь, ведет к рабочим ошибкам и дискоммуникации, которые стоят компании денег.

Для того чтобы разобраться в проблеме и понять, как сделать коммуникацию более эффективной и избежать потери информации, в компании провели опрос. В результате получили список приоритетных каналов и типов новостей, которые сотрудники считают важными. Кроме этого, получили еще очень интересные данные: 28% сотрудников ответили, что просто не могут себе позволить тратить рабочее время на чтение новостей компании.

То есть сотрудники не видят ценности информации, которую предоставляет им компания, и не понимают, как можно применить её в своей работе, как следствие они не читают новостей, а компания тратит время не только на сбор и распространение информации, но еще и на исправление ошибок и устранение пробелов в коммуникации.

Это достаточно популярный кейс. Проблема становится особенно актуальной, когда компания начинает быстро расти, появляются новые процессы и приходят новые люди.
Несколько советов, как настроить коммуникацию в компании
| Для начала стоит провести коммуникационный аудит:
+
посмотреть, какие каналы информирования есть в компании, как часто сотрудникам приходят те или иные оповещения;
+
понять, кто инициирует и формирует новостную рассылку в компании, какой аудитории она предназначаются;
+
провести опрос среди сотрудников, чтобы узнать, какие каналы получения информации кажутся им наиболее удобными, о чём они хотели бы узнавать регулярно, как часто они готовы получать уведомления.
| На основе результатов аудита следует составить модель коммуникации в компании
+
выбрать один приоритетный и один дополнительный канал информирования;
+
определить тональность коммуникации для каждого канала;
+
назначить ответственных за коммуникацию (это может быть либо менеджер по внутренним коммуникациям, либо специалист отдела обучения);
+
определить частоту и порядок распространения информации по каналам;
+
выделить основные сегменты: о каких обновлениях стоит сообщать всей компании, а о каких — определенной группе сотрудников.
| Теперь необходимо внедрить все прописанные правила
+
важно правильно распределить роли сотрудников, отвечающих за информирование и предоставление информацию;
+
провести внутреннюю PR-кампанию среди текущих и новых сотрудников, чтобы сформировать культуру потребления информации в компании. Без этого ни одно правило работать не будет.
| Оцениваем эффективность внедренных коммуникаций

Для оценки коммуникации можно использовать следующие инструменты и метрики:
+
результаты опроса после внедрения новой системы информирования;
+
открытие и CTR корпоративных рассылок;
+
динамику изменений количества повторяющихся ошибок.

«

Своевременное и правильное информирование — фундамент для слаженной и продуктивной работы компании. Для того чтобы запустить или скорректировать существующий процесс, нужно оценить текущую ситуацию и узнать мнение сотрудников о том, какой информации им не хватает для того, чтобы оперативно реагировать на происходящие изменения. Необходимо также уделить внимание правильному позиционированию: без него информирование будет существовать формально, но не принесет нужных результатов.