База
знаний
в агентстве
Fistashki

В компании много внимания уделяют развитию сотрудников: существует обучение для новых сотрудников, регулярно проводятся тренинги.

При поступлении на работу новый сотрудник получает ссылку на Telegram-бот, с помощью которого в игровой форме проходит онбординг. Сотрудник по очереди получает задания вроде «Залогиниться в системе» или «Пообедать с коллегами»

Иногда сотрудники устраивают «Открытые микрофоны». Это
мероприятие, на котором сотрудники или приглашённые спикеры в свободной форме делятся знаниями и кейсами с коллегами.

Fistashki обратились к нам, так как хотели внедрить систему наставничества, которая позволила бы сохранить ощущение причастности даже в разделенной команде, и тем самым повысить лояльность.

Мы пообщались с командой HR и спроектировали существующую систему коммуникации в компании

Затем мы выяснили, что основная проблема для новых сотрудников — поиск необходимой информации. Несмотря на то, что обучающие материалы всегда находятся в доступе, при возникновении какого-либо вопроса сотрудники редко обращаются к ним в первую очередь. Вместо этого они предпочитают получать информацию от руководителя или от других коллег.

Мы предположили, что это может быть связано с тем, что из-за расположения информации разрозненно на Google Диске, её довольно тяжело найти: материалы не разбиты по категориями, нет возможности поиска по ключевым словам.

Как хранились файлы до реструктуризации:

Таким образом, мы пришли к выводу, что сейчас приоритетной задачей будет систематизация существующий знаний и начали работу над структурой Базы Знаний. Для этого мы попросили поделиться структурой компании и скриншотом дерева файлов, где хранятся инструкции по той или иной теме.

Мы создали первичную структуру Базы Знаний в Miro, чтобы обсудить её вместе с командой

Компания уже работала с HR-платформой PeopleForce, чтобы не тратить дополнительный бюджет, мы создали структуру используя её возможности.

Чтобы можно было легко найти нужную информацию по ключевым словам, необходимо было не просто загрузить существующие записи тренингов, скринкастов и видеоуроков на платформу, но и заполнить раздел текстом, указав описание и основные тезисы.

Мы подготовили шаблоны заполненных разделов, которые можно было применить при загрузке файлов.

Мы показали схему команде, и они предложили добавить раздел с вакансиями, чтобы сотрудники всегда знали о возможностях для развития карьеры в компании.

Платформа PeopleForce предоставляет не так много инструментов для сбора статистики, один из них — счетчик просмотров на каждой странице. Мы решили использовать его в качестве ключевого показателя эффективности. Если каждый материал для обучения новых сотрудников соберет несколько просмотров в течение двух месяцев, мы будем считать, что релокация Базы Знаний прошла успешно.

Совет: когда вы только начинаете работать с базой, попробуйте использовать доступные вам ресурсы для того, чтобы протестировать эффективность. В дальнейшем если вы захотите масштабировать результаты, вы можете обратиться к инструментам, которые потребуют больших затрат. Так вы минимизируете риски и сэкономите бюджет.