База
знаний
в агентстве
Fistashki

О компании

Fistashki — это digital-агентство, которое занимается разработкой и поддержкой рекламной стратегии для крупных брендов. За 2020 год штат компании увеличился в два раза. Сейчас он насчитывает около 80 сотрудников. Часть из них работает в офисах, расположенных в Москве и Минске, часть — удаленно. В компании действует гибридная модель, поэтому многие сотрудники совмещают посещение офиса с дистанционной работой. Новые сотрудники проходят в компанию раз в два-три месяца.
01
Как устроено обучение в компании

Перейти
02
Как возникла потребность

Перейти
03
Процесс работы


Перейти
04
Результат


Перейти
01
Как устроено обучение в компании
В компании много внимания уделяют развитию сотрудников: существует обучение для новых сотрудников, регулярно проводятся тренинги.

При поступлении на работу новый сотрудник получает ссылку на Telegram-бот, с помощью которого в игровой форме проходит онбординг. Сотрудник по очереди получает задания вроде «Залогиниться в системе» или «Пообедать с коллегами»

Иногда сотрудники устраивают «Открытые микрофоны». Это
мероприятие, на котором сотрудники или приглашённые спикеры в свободной форме делятся знаниями и кейсами с коллегами.
02
Как возникла потребность
Fistashki обратились к нам, так как хотели внедрить систему наставничества, которая позволила бы сохранить ощущение причастности даже в разделенной команде, и тем самым повысить лояльность.

«Хотелось, чтобы новые сотрудники, приходя в компанию, активнее включались в жизнь компании, приобщались к ценностями и больше неформально общались между собой»

Аида Сандыбаева
HR-директор
03
Процесс работы
| Аудит
Мы пообщались с командой HR и спроектировали существующую систему коммуникации в компании
Затем мы выяснили, что основная проблема для новых сотрудников — поиск необходимой информации. Несмотря на то, что обучающие материалы всегда находятся в доступе, при возникновении какого-либо вопроса сотрудники редко обращаются к ним в первую очередь. Вместо этого они предпочитают получать информацию от руководителя или от других коллег.
«У сотрудника нет установки: возник вопрос —
ищу ответ в системе, поэтому на поиск уходит много времени не только у сотрудника, но и у коллег, к которым он обращается за помощью»


Аида Сандыбаева
HR-директор
Мы предположили, что это может быть связано с тем, что из-за расположения информации разрозненно на Google Диске, её довольно тяжело найти: материалы не разбиты по категориями, нет возможности поиска по ключевым словам.

Как хранились файлы до реструктуризации:


Таким образом, мы пришли к выводу, что сейчас приоритетной задачей будет систематизация существующий знаний и начали работу над структурой Базы Знаний. Для этого мы попросили поделиться структурой компании и скриншотом дерева файлов, где хранятся инструкции по той или иной теме.
| Структура
Мы создали первичную структуру Базы Знаний в Miro, чтобы обсудить её вместе с командой
Компания уже работала с HR-платформой PeopleForce, чтобы не тратить дополнительный бюджет, мы создали структуру используя её возможности.
| Разработка гайдлайнов
Чтобы можно было легко найти нужную информацию по ключевым словам, необходимо было не просто загрузить существующие записи тренингов, скринкастов и видеоуроков на платформу, но и заполнить раздел текстом, указав описание и основные тезисы.

Мы подготовили шаблоны заполненных разделов, которые можно было применить при загрузке файлов.

Шаблон заполнения страницы тренинга

04
Результат
Мы показали схему команде, и они предложили добавить раздел с вакансиями, чтобы сотрудники всегда знали о возможностях для развития карьеры в компании.

Финальный вид базы знаний

Платформа PeopleForce предоставляет не так много инструментов для сбора статистики, один из них — счетчик просмотров на каждой странице. Мы решили использовать его в качестве ключевого показателя эффективности. Если каждый материал для обучения новых сотрудников соберет несколько просмотров в течение двух месяцев, мы будем считать, что релокация Базы Знаний прошла успешно.


«
Совет: когда вы только начинаете работать с базой, попробуйте использовать доступные вам ресурсы для того, чтобы протестировать эффективность. В дальнейшем если вы захотите масштабировать результаты, вы можете обратиться к инструментам, которые потребуют больших затрат. Так вы минимизируете риски и сэкономите бюджет.