КАК НАПИСАТЬ ИНСТРУКЦИЮ

Создаем ее так, чтобы сотрудники читали
Как сделать так, чтобы персонал читал инструкции или обращался к ним в случае сложных моментов?

Достаем свои 100-страничные инструкции из нижнего ящика стола и разбираемся, что с ними не так.
01
Делаем

Перейти
02
Не делаем

Перейти
01
Делаем
1
Убедиться, что есть все инструкции написаны понятным сотрудникам языком.

И дело не только в орфографии и пунктуации. Посмотрите, кому вы делаете обучение: молодым или более взрослым, отделу по разработке или обслуживающему персоналу. Возможно, формат видео подходит для более молодой аудитории, чем вордовский файл с картинками. А у ваших водителей нет времени для просмотра курса с анимациями и прочими геймификациями.
1
Прописать четкие пункты

  • Кто отвечает за: написание инструкции, помощь ученикам в качестве эксперта, разработку и проверку тестирования и т.д.

  • Какова цепь взаимодействий. Например, для того, чтобы эффективно написать инструкцию ответственный за нее обращается к эксперту для проверки материала, а затем эксперт обращается к руководителю для того, чтобы подтвердить соответствие инструкции к общей концепции работы.

  • В какие сроки будет создана инструкция, в частности, сколько времени каждый задействованный в написание инструкции тратит времени на ее проверку/написание.

  • Что категорически нельзя делать. Например, вы понимаете, что в вашем конкретном случае анимированные элементы или видео не будут радостно восприняты и так занятыми бухгалтерами, поэтому такие элементы стоит избегать.

  • Как рекомендуется исполнять задачи.

  • Примеры и кейсы должны быть в каждой инструкции для глубокого понимания, как сделать то или иное действие. Это могут быть не только описания, но добавление любых визуальных элементов, которые четко покажут, куда идти или на какую папку тыкать.
2
Оповестить сотрудников об инструкциях и объяснить, почему это важно.

Важно не потому, что "так сказал руководитель", а потому, что это поможет им лучше и проще выполнять рабочие задачи, совершать меньше ошибок и, как следствие, больше зарабатывать/быстрее расти;
3
Сделать тестирование по окончанию.

Инструкция - не просто бумажка, а возможность что-то изучить. Тестирование подскажет сотрудникам, что все серьезно, а еще и точно полезно, ведь теперь они смогут найти узкие места и помочь улучшить знания.
4
Ввести культуру инструкций в компании.

Все, что непонятно по работе, можно найти в инструкции! Не нашел - только тогда обращайся к коллеге.

Однако тут нужно договориться с коллегами-экспертами, чтобы они поддержали эту игру на старте и отправляли читать инструкции, если они могут быть ответом на вопрос, а не отвечали по доброте душевной за счет своего рабочего времени.
5
Обновлять инструкции.

Чтобы сотрудники знали, что всегда актуальная информация находится именно там и не теряли доверия к этому информационному источнику.
02
Не делаем
Не оценивать, кому вы делаете инструкцию.
Не понимать важности инструкции самому, а, следовательно, неправильно позиционировать для других.
Делать инструкцию, чтобы было.
Создавать 10 различных форматов (онлайн, на бумаге, картинки, видео, тексты), к тому же не структурировать их.
Не вовлекать экспертов в процесс.

«

Пусть ваши инструкции читаются, а бизнес-процессы исполняются!

ОБ АВТОРЕ
Сооснователь Edburo
Наталия Харитонова
*
*Meta Platforms Inc. признана экстремистской организацией на территории РФ